Persónuvernd

Okkar markmið er að starfsmenn, viðskiptavinir og aðrir einstaklingar séu ávallt upplýstir um hvernig fyrirtækið vinnur og safnar persónu-upplýsingum.

I. ALMENNT

Allir eiga rétt til verndar eigin persónuupplýsingum og að þær séu ekki almannaeign. Vöku er umhugað um þínar persónuupplýsingar og hefur Vaka sett sér þessa persónuverndarstefnu svo tryggt sé, að farið sé með allar persónuupplýsingar í samræmi við lög.

Markmið Vöku, hér eftir „Vaka“ eða „félagið“ með setningu persónuverndarstefnu er að þú og aðrir viðsemjendur félagsins, hvort sem það eru starfsmenn, viðskiptavinir eða aðrir einstaklingar, eins og við á hverju sinni, hér eftir sameiginlega nefndir í þriðju persónu sem „viðskiptavinir“, eða í annarri persónu sem „þú“, séu upplýstir um hvernig félagið vinnur og safnar persónuupplýsingum.

Persónuverndarstefna okkar tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum sem falla undir persónuvernd í skilningi laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar á rafrænu formi, á pappír eða með öðrum varanlegum hætti.

II. PERSÓNUVERNDARLÖGGJÖF

Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma, sem og viðkomandi hlutar reglugerðar (ESB) 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga.

III. ÁBYRGÐ OG TENGILIÐUR

Vaka ber almennt ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi sinni og er svokallaður ábyrgðaraðili vinnslu í skilningi persónuverndarlöggjafar en kann þó í einhverjum tilvikum að vera vinnsluaðili upplýsinganna.

Vaka hf., kt. 670269-5589, er til húsa að Héðinsgötu 2, 105 Reykjavík.

Sími Vöku er 567 6700 og netfang vaka@vaka.is

IV. SÖFNUN OG NOTKUN

Vaka kann að safna persónupplýsingum um viðskiptavini í þeim tilgangi:

  1. Að veita aðgang að vörum og þjónustu í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga
  2. Að tryggja að þjónusta sé löguð að þeirra þörfum
  3. Að miðla upplýsingum í markaðslegum tilgangi
  4. Að sinna lögvörðum hagsmunum félagsins.

Vaka safnar aðeins upplýsingum um viðskiptavini sem félaginu er lögum samkvæmt skylt að afla og varðveita eða ef vinnsla og söfnun er samkvæmt samningum aðila eða vegna annarra lögmætra hagsmuna félagsins, eða samþykkis hins skráða. Þannig safnar Vaka aðeins upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að veita ráðgjöf eða þjónustu hverju sinni. Kjósir þú að veita ekki persónuupplýsingar er möguleiki á að Vaka geti ekki útvegað þér umbeðnar vörur eða veitt þá þjónustu sem óskað er eftir.

Þegar þú skoðar og notar vefsvæði Vöku safnar félagið gögnum sem vafri þinn sendir í þeim tilgangi að bæta notendaupplifun og auka öryggi, þ.e. gögn sem geta falið í sér upplýsingar eins og IP-tölu, tegund vafra, útgáfu vafra, síður þjónustunnar, tíma og dagsetningu heimsóknar og önnur talnagögn.

Vaka notar vefkökur til þess að aðgreina þig frá öðrum notendum á vefsíðu félagsins. Vefkökur eru litlar textaskrár sem vafrinn þinn vistar á tölvunni þinni sé hann stilltur til að samþykkja notkun á vefkökum. Vefkökurnar gera Vöku kleift að muna ákveðnar stillingar hjá þér til að bæta notendaupplifun og afla tölfræðiupplýsinga um notkun á vefsíðunni.

Þú getur ákveðið hvort þú heimilar sumar eða allar vefkökur með stillingum í netvafra. Ef þú kýst að leyfa ekki vefkökur þá kann hluti vefsíðunnar að verða óaðgengilegur eða aðgengilegur með takmarkaðri virkni.

Nánar er fjallað um vefkökur og meðferð notandaupplýsinga í sér kafla um notkunarskilmála vefsíðu.

V. MIÐLUN

Vaka nýtir aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þeirra var aflað. Félagið geymir aldrei persónuupplýsingar lengur en nauðsynlegt þykir í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga eða sem leiðir af lögum.

Vaka miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema að fengnu samþykki eða í samræmi við ákvæði laga og viðskiptasamninga. Vöku er heimilt að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila (vinnsluaðila) sem er þjónustuveitandi eða verktaki á vegum félagsins og þá í þeim tilgangi að ljúka við verkefni eða veita þjónustu eða vöru sem viðskiptavinur hefur gert samkomulag um. Vaka afhendir vinnsluaðilum einungis þær persónuupplýsingar sem þykja nauðsynlegar til að ná framangreindum tilgangi.
Í þeim tilfellum þegar þriðji aðili (vinnsluaðili) fær aðgang að persónuupplýsingum, tryggir Vaka trúnað og að gögnum sé eytt að vinnslu lokinni. Vaka leigir aldrei eða selur persónuupplýsingar viðskiptavina.

VI. VERNDUN

Vaka leggur áherslu á að varðveislu persónuupplýsinga sé háttað á öruggan máta. Vaka tryggir einnig að viðeigandi tæknilegar öryggisráðstafanir séu gerðar til að tryggja mesta öryggi gagna hverju sinni. Vaka mun tilkynna án tafar ef upp kemur öryggisbrot er varðar persónuupplýsingarnar og hefur í för með sér áhættu fyrir hlutaðeigandi. Með öryggisbroti í framangreindum skilningi er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga, að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Vakin er sérstök athygli á, að þú berð ábyrgð á þeim persónuupplýsingum, t.d. nafni, kennitölu og myndum, sem þú kýst að deila eða senda á almennum vettvangi t.d. með því að senda myndir eða aðrar skrár inn á vefsíðu félagsins, eða í gegnum Facebook- eða Instagram síður þess.

VII. VARÐVEISLA

Bókhaldsgögn Vöku eru geymd í samræmi við lög og reglur um færslu bókhalds og varðveislu þess. Að þeim tíma liðnum er gögnunum eytt. Upplýsingum á skilagreinum er þó ekki eytt.

Vaka reynir eftir fremsta megni að halda persónuupplýsingum um viðskiptavini nákvæmum og áreiðanlegum og uppfærir þær eftir þörfum. Vaka varðveitir persónuupplýsingar um tengiliði þangað til að ósk berst um annað, og svo lengi sem það er nauðsynlegt til að uppfylla lagaskyldu.

VIII. RÉTTINDI ÞÍN

Þú átt rétt á og getur hvenær sem er óskað eftir upplýsingum sem Vaka geymir og varða þig, með því að senda skriflega fyrirspurn á vaka@vaka.is. Er beiðnin þá tekin fyrir og ef það á við eru þér afhentar umbeðnar upplýsingarnar innan hæfilegs tíma. Athygli er vakin á að afhending er alltaf háð þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra setja, þ.m.t. persónuvernd þriðja aðila, viðskiptaleyndarmál og hugverkaréttindi.

Þér verður tilkynnt og gefin skýring ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verða við beiðni um afhendingu, eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar. Þú átt ávallt rétt á því að leggja fram kvörtun til Persónuverndar komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga.

IX. BREYTINGAR

Persónuverndarstefna þessi er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum án fyrirvara og er þér ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar öðlast gildi með birtingu á heimasíðu félagsins; www.vaka.is.

Samþykkt þann 17. janúar 2020